“Hi Hồng Anh,
Chị muốn gặp em 1:1 để trao đổi về kết quả bán hàng tháng 7, cũng như kế hoạch bán hàng của em trong tháng 8 này. Hẹn gặp em vào lúc 2 giờ chiều nay nhé.
Thanks em.
Chị Vy”.
Trong cuộc đời làm Sales, Hồng Anh sợ nhất là họp 1:1 khi không đạt chỉ tiêu nên khi nhận được email này, tâm trạng Hồng Anh thật sự rối bời, lo lắng. Lúc ấy, Hồng Anh chỉ có một suy nghĩ duy nhất trong đầu “Email gì mà nghe nguy hiểm quá vậy nè. Chẳng nhẽ ngày mình lo sợ đã đến rồi ư? Mình vẫn yêu công ty, yêu công việc lắm mà. Chẳng qua mấy tháng nay “đen” thôi chứ có phải mình muốn thế đâu. Ai hiểu được bế tắc của mình chứ…?”.
Cả 3 tháng liên tiếp không chạy đủ số thực sự là một áp lực rất lớn với Hồng Anh. Có những ngày Hồng Anh chẳng còn chút động lực nào để đến công ty hoặc có chăng, cũng luôn “bao bọc” mình bởi một vẻ ngoài uể oải.
Nhưng rồi chuyện gì đến cũng phải đến.
Và đây là đoạn hội thoại khi Hồng Anh vừa ngồi yên vị ở chiếc ghế đối diện chị Vy – Sales Leader khi ấy.
- Chị Vy: “Hồng Anh này, như em thấy thì kết quả 3 tháng liên tiếp của em đều không đạt. Nếu tháng tiếp theo vẫn không đạt, chị buộc phải cân nhắc việc em có được làm việc ở công ty nữa hay không.”
- Hồng Anh: “Chị ơi, em hiểu tình hình của mình. Hiện tại em cũng cố gắng hết sức với danh sách khách hàng của mình rồi chị ạ. Nhưng đợt này các công ty không có nhu cầu sử dụng sản phẩm. Có 1 số trường hợp em đã gửi đơn hàng chờ khách hàng xác nhận. Một số khách hàng thì sang các bên khác mua. Em cũng gọi rất nhiều cuộc điện thoại và hẹn gặp khách hàng mà không ăn thua. Mấy tháng nay em đen, đụng đâu hỏng đó và bế tắc quá chị ạ.”
- Chị Vy: “Khó khăn cũng sẽ là khó khăn chung em ạ. Chị nghĩ thay vì phàn nàn về các nguyên nhân khách quan, em hãy xem lại cách làm việc của mình, xem các kế hoạch bán hàng của mình còn chỗ nào chưa được. Ngày nào đến văn phòng, em cũng uể oải, mặt nhăn nhó như muốn gây chiến với mọi người thì làm sao mà có kết quả? Chị đã nhắc em bao nhiêu lần về việc này nhưng chị không thấy em thay đổi.”
Dù “mắng nhẹ” thế thôi nhưng chị Vy cũng đã dành thời gian để trao đổi kỹ hơn với Hồng Anh về những điểm mà Hồng Anh thiếu sót. Quan trọng hơn hết, chị Vy đã ngồi lại hướng dẫn Hồng Anh lập một kế hoạch bán hàng cực kỳ chi tiết và hiệu quả.
Hồng Anh không do dự áp dụng ngay lập tức với niềm khát khao “nhất định phải giữ lại chiếc ghế ở công ty cho bằng được”. Và bạn tin không, chúng thành công hơn những gì Hồng Anh mong đợi.
Đây chính xác là những gì Hồng Anh đã làm mà bạn có thể tự mình trải nghiệm:
Xác định mục tiêu và viết lên giấy
Viết mục tiêu lên giấy là một điều mà Hồng Anh chưa từng làm trong quá khứ.
Thời đại Excel/ Word được sử dụng hàng ngày, mình thích thì mình viết rồi lưu vào file nên tiện lợi đủ đường. Ấy vậy mà hôm nay, chị Leader bảo Hồng Anh rằng: “Ngoài cái kế hoạch hàng tháng mà em làm trên hệ thống quản lý khách hàng và trên các công cụ Excel tiện dụng, chị muốn em viết mục tiêu của mình lên giấy. Em hãy chuẩn bị 1 cuốn sổ mới và bắt đầu thay đổi cách làm việc của mình kể từ hôm nay.”
Không còn phụ thuộc vào duy nhất một cách làm hiện đại và hiệu quả (đó là Hồng Anh nghĩ vậy) mà phải thử nghiệm cả cách làm có phần truyền thống và… cổ hủ, nói thật lòng thì tâm lý Hồng Anh ban đầu hơi miễn cưỡng.
Nhưng vì Hồng Anh muốn đạt doanh số, không muốn bị đuổi việc, không muốn mình là gánh nặng của team và hơn thế nữa: muốn chứng minh năng lực với đồng nghiệp, nên Hồng Anh đã quyết tâm thay đổi.
“Mình nhất định, nhất định mình phải đạt được kết quả tốt” – Hồng Anh tự nhủ với lòng.
Hồng Anh bắt đầu viết các mục tiêu mình muốn trên trang đầu của cuốn sổ mới với dòng chữ rất to.
“Hồng Anh đạt doanh số 200 triệu tháng 8. Hồng Anh vượt 50 triệu so với mục tiêu KPI (150 triệu).”
Bên dưới là mục tiêu nhỏ để lấy thêm động lực và tinh thần:
“Đạt 200 triệu, Hồng Anh dành 3 triệu, tự thưởng cho mình 1 chuyến du lịch Ba Vì. Đó là ngọn núi rất đẹp mà Hồng Anh chưa từng đến.”
“Đạt 200 triệu, Hồng Anh gửi tiết kiệm 2 triệu.”
Viết đến đây Hồng Anh tự mỉm cười vì nếu đạt được con số lí tưởng 200 triệu thì thật tuyệt vời.
Nhưng nếu vì một lý do nào đó không thực hiện được thì Hồng Anh vẫn phải đạt được tối thiểu KPI 150 triệu của chị Leader giao cho.
Hồng Anh hiểu rằng cuộc chiến với con số không có đường lui của mình đã bắt đầu. Nhưng lúc ấy, Hồng Anh thấy hứng khởi lạ thường, Hồng Anh cảm tưởng như thấy niềm vui trong ánh mắt của chị Leader dành cho mình.
“Nhất định, mình sẽ không phụ sự tin tưởng của chị ấy và những bí kíp mà chị ấy dạy cho mình.” – Lại thêm một lần tự hứa
Cách xây dựng chi tiết kế hoạch
Mỗi ngày công việc của Hồng Anh cũng chỉ xoay quanh: Tìm kiếm khách hàng mới, tìm thông tin DM (người có quyền quyết định), gọi chào hàng, chốt sales, đi họp (meeting) với khách hàng, viết mail, làm hợp đồng, thu tiền và chăm sóc khách hàng…
Tuy nhiên, vì từ trước đến nay, những công việc này đều nằm trong đầu và vì công ty đã xây dựng hệ thống quản lý khách hàng rồi nên Hồng Anh cũng không để tâm lắm.
Nhưng khi Hồng Anh ngồi viết lại và thống nhất các công việc, đặt ra chỉ tiêu cụ thể cho từng đầu mục, đo lường độ khả thi và tính thực tế cũng như thời gian hoàn thành, Hồng Anh mới hiểu mình nên bắt đầu từ đâu, cần phải làm gì cho hiệu quả nhất.
Và đây là 2 bước cụ thể Hồng Anh đã làm để xây dựng chi tiết kế hoạch.
Bước 1. Hồng Anh cần nắm rõ giá, tính năng, lợi ích của sản phẩm/dịch vụ
Nắm chuẩn giá vì Hồng Anh cần lựa chọn được các gói sản phẩm/dịch vụ tương thích với kế hoạch chạy số của mình. Từ đó, Hồng Anh có thể linh hoạt đề xuất giữa các gói, phù hợp với từng đối tượng khách hàng cụ thể.
Nắm chắc tính năng, lợi ích của các sản phẩm/dịch vụ sẽ giúp Hồng Anh hiểu được sản phẩm/dịch vụ nào sẽ giải quyết được khó khăn của khách hàng trong khi bán hàng.
Giả sử theo bảng giá của công ty, 1 đơn hàng thiết kế 20 trang và in catalogue 500 cuốn sẽ có tổng chi phí là 20 triệu. Một tháng có 22 ngày làm việc thì Hồng Anh cần chốt và thu tiền tối thiểu 10 đơn hàng trị giá 20 triệu.
Tuy nhiên nếu như 1 đơn hàng thiết kế nhận diện thương hiệu giá 100 triệu thì một tháng Hồng Anh chỉ cần chốt được tối thiểu 2 đơn hàng là đủ chỉ tiêu.
Theo đó, Hồng Anh phải phân loại ra từng kiểu khách hàng hiện có (khách hàng lớn, khách hàng tầm trung và khách hàng nhỏ lẻ) để đưa ra các phương án phù hợp với kế hoạch bán hàng.
Ví dụ các khách hàng lớn có thể dùng những gói dịch vụ thiết kế có giá 100 triệu. Còn các khách hàng nhỏ có thể sử dụng các gói dịch vụ khác với giá trị nhỏ hơn. Miễn là tổng chỉ tiêu đạt được như mục tiêu ban đầu.
Bước 2. Liệt kê ra các đầu mục công việc, đưa ra các timeline cần phải hoàn thành
- Lập kế hoạch mỗi tháng, mỗi tuần và mỗi ngày.
- Lập kế hoạch tháng sau vào tuần cuối cùng trước đó.
- Lập kế hoạch tuần vào ngày cuối tuần trước đó.
- Lập kế hoạch ngày vào tối ngày hôm trước.
Hồng Anh nhận ra khi càng lập kế hoạch một cách chi tiết và cẩn thận, Hồng Anh càng dễ dàng đạt được mục tiêu sớm hơn dự kiến.
Hơn nữa, khi viết ra các mục tiêu của mình chi tiết, Hồng Anh có thể nhìn rõ ràng con đường sẽ dẫn mình về đích nhanh hơn. Việc cần làm lúc này là sắp xếp các công việc theo trình tự và thứ tự ưu tiên.
Bên cạnh đó, Hồng Anh áp dụng Quy luật 80/20: 80% kết quả đạt được là do tập trung thực hiện 20% các đầu mục công việc quan trọng.
20% thời gian đầu tư xây dựng kế hoạch bán hàng sẽ tiết kiệm được 80% thời gian chạy số.
Ví dụ: Với mục tiêu tháng 200 triệu tương ứng với đó là 50 triệu/tuần. Hồng Anh lên kế hoạch các công việc chính trong tuần:
- Chốt sales: 7
- Thu tiền: 4
- Gọi điện: 300 cuộc gọi
- Số lần meeting với khách hàng: 10
- Thực hiện một số các công việc admin
Với khối lượng công việc khổng lồ như vậy, Hồng Anh cần phải đưa ra các timeline rõ ràng cho các đầu mục.
Trong 300 cuộc gọi và 10 meeting thì Hồng Anh phải chốt được 7 khách hàng và thu tiền được 4 khách hàng để có thể đủ doanh số tuần đó. Chưa kể đến việc hoàn thành các công việc admin khác.
Khi có mục tiêu 1 tuần, Hồng Anh lại tiếp tục chia nhỏ các đầu mục công việc theo ngày với các chỉ số cụ thể và thời gian dự kiến hoàn thành. Hồng Anh cũng có thể linh hoạt sắp xếp thời gian thực hiện theo đầu mục công việc trong sáng/chiều mỗi ngày.
Liệt kê chi tiết những khách hàng, mục tiêu đối với từng khách hàng mà Hồng Anh dự kiến sẽ làm việc trong từng ngày, đánh dấu tích xanh khi công việc hoàn thành hoặc ghi chú về các vấn đề phát sinh từ khách hàng hoặc những khách hàng nào cần gọi lại.
Nếu mỗi ngày Hồng Anh đều hoàn thành chỉ tiêu đã đưa ra thì theo đó, Hồng Anh đảm bảo được 1 tuần làm việc của mình đang đi đúng hướng với kế hoạch đề ra.
Đưa ra phương án dự phòng
Trong quá trình hoàn thành mục tiêu sẽ có những trường hợp bất ngờ xảy ra không như mong muốn. Đặc biệt, với những người lần đầu làm kế hoạch bán hàng như Hồng Anh thì việc mắc lỗi khi đưa ra mục tiêu quá cao, nhưng lại không thể chạy theo mục tiêu do chính mình tự đặt ra là trường hợp không hiếm gặp.
Bạn biết đấy, mỗi ngày diễn ra đều không giống nhau nên sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh xảy đến như: khách hàng từ chối meeting, gọi điện thoại cho khách hàng không liên lạc được… hoặc làm thêm một số báo cáo cho Leader.
Vì vậy, Hồng Anh luôn phải lên kế hoạch dự trù và liệt kê một danh sách dự phòng. Nếu khách hàng này từ chối sẽ có khách hàng khác bổ sung vào kế hoạch. Tránh trường hợp kết thúc ngày, Hồng Anh không hoàn thành được một mục tiêu nhỏ nào.
Sự hỗ trợ của Leader
Thực tế, để có thể đạt được KPI cá nhân điều không hề dễ dàng. Chắc chắn, Hồng Anh sẽ cần Leader của mình hỗ trợ.
Hồng Anh hiểu được điểm yếu của mình là sợ gặp DM nên mỗi lần lên kế hoạch hẹn gặp khách hàng, Hồng Anh thường chọn gặp nhân viên.
Đối phó với KPI meeting theo cách này quá dễ, nhưng thực tế, sau mỗi lần meeting, Hồng Anh đều không có kết quả ngay lập tức.
Vì các bạn thuộc bộ phận Marketing mà Hồng Anh đã gặp luôn trả lời Hồng Anh bằng một câu quen thuộc “Mình còn phải trao đổi và hỏi ý kiến Sếp. Mình sẽ phản hồi sau nhé”.
Và sai lầm lớn nhất của Hồng Anh là cứ chờ và tin vào điều đó.
Đó là quá khứ.
Nhưng khi đã viết mục tiêu chi tiết lên giấy, Hồng Anh bắt mình phải nhìn các mục tiêu ấy mỗi ngày. Quyết tâm không bỏ cuộc và ý chí phải vượt qua chính mình cũng từ đó dần lớn lên, thôi thúc Hồng Anh phải hành động.
Hồng Anh bắt đầu chọn con đường khó: học cách làm việc với DM.
Để có thể tự tin hơn và thoát khỏi nỗi sợ của mình, Hồng Anh ngỏ lời nhờ chị Leader hỗ trợ. Những lần role-play (đóng vai) đã giúp Hồng Anh trau dồi kỹ năng giao tiếp với DM và biết cách đọc tín hiệu để phản hồi họ hiệu quả.
Tuy nhiên, vẫn có những ca khó mà bản thân không thể xử lý được. Hồng Anh chọn cách chia sẻ với Leader hướng giải quyết của mình trước, rồi lắng nghe ý kiến của chị để điều chỉnh cho phù hợp, nhằm giải quyết khó khăn của khách hàng nhanh nhất có thể.
Nhờ vậy mà Hồng Anh có kết quả nhanh chóng.
Kỷ luật với bản thân
Để hoàn thành được tất cả mục tiêu hàng ngày của mình một cách nhất quán, Hồng Anh cần phải tự cam kết, kỷ luật với chính mình và luôn nhắc bản thân phải kiên trì theo đuổi nó.
Đã từng có đôi khi, Hồng Anh đạt được mục tiêu và “cho phép” mình tự mãn và chủ quan, thậm chí phá vỡ kỷ luật mà mình từng xây dựng nhưng kết quả chẳng gì hơn ngoài những con số đi xuống không mong muốn.
Thực tế, tính kỷ luật đã giúp Hồng Anh từ bỏ các thói quen xấu và gỡ bỏ các rào cản cho sự phát triển của bản thân. Hồng Anh mong bạn cũng hãy nghiêm khắc với những mục tiêu đã viết ra trên giấy và có trách nhiệm với chính cuộc đời mình.
Bài học kinh nghiệm
Kết thúc mỗi ngày làm việc, Hồng Anh đều dành vài phút để tổng kết kết quả trong ngày. Nếu kết thúc tuần thì làm tổng kết tuần và nếu kết thúc tháng thì làm tổng kết tháng.
Việc tự đánh giá bản thân thường xuyên về công việc sau mỗi ngày làm việc giúp Hồng Anh nhận ra rằng mỗi ngày mình đều đang tiến bộ. Hơn hết, Hồng Anh hiểu mình hơn, hiểu được điểm mạnh, điểm yếu, biết cần phải thay đổi cái gì có kết quả tốt hơn, bổ sung thêm kỹ năng nào để có thể chốt hợp đồng nhanh chóng nhất.
Rõ ràng là khi thay đổi cách làm việc, Hồng Anh thấy mình có kết quả rõ rệt, tinh thần vui tươi tích cực và tự tin hơn trước. Nhờ đó mà các cuộc trao đổi với khách hàng có hiệu quả hơn và mang về kết quả tốt hơn.
Cứ thế, mỗi ngày Hồng Anh lại càng có động lực phấn đấu trở thành phiên bản tốt hơn của chính mình.
Bên cạnh đó, Hồng Anh cũng không quên ghi lại những điều chưa làm được so với kế hoạch, cũng như những điều cần cải thiện hôm sau.
Có một câu nói nổi tiếng trong cuốn sách “Nhà giả kim” mà Hồng Anh vô cùng tâm đắc: “Khi bạn thực sự mong muốn một điều gì, cả vũ trụ sẽ hợp lại giúp bạn đạt được nó.”
Đúng vậy. Miễn là bạn có mục tiêu, tập trung vào mục tiêu và quyết tâm theo đuổi nó thì tất cả thế giới này (bằng cách này hay cách khác) sẽ giúp bạn hoàn thành ước nguyện.
Quay lại với câu chuyện ở phần đầu.
Sau 1 tháng áp dụng chiến lược bán hàng với các bước như Hồng Anh vừa chia sẻ, kết quả Hồng Anh mang về thực sự khá bất ngờ và ấn tượng: 201 triệu.
Tất nhiên là Hồng Anh đã thực hiện lời hứa: tự thưởng cho mình một chuyến đi Ba Vì ngay cuối tuần sau khi biết tin này. Như một lời cảm ơn, cho chính bản thân mình.
Và Hồng Anh lại tiếp tục áp dụng bài học đó cho những tháng tiếp theo. Hẳn là bạn cũng có thể đoán được, kết quả Hồng Anh gặt hái được tốt hơn mỗi ngày.
Bạn hãy viết mục tiêu + lập kế hoạch cho công việc Sales của bạn và hành động nhiều hơn mỗi ngày bắt đầu từ bây giờ. Hồng Anh không chắc chắn mọi thứ sẽ đúng như kế hoạch 100% vì nó còn phụ thuộc vào chính sự quyết tâm của bạn. Nhưng Hồng Anh 100% tin tưởng rằng bạn sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu cuối cùng và bạn sẽ trưởng thành hơn rất nhiều lần.
Hãy theo dõi Tiger Sales để nhận những bí quyết thành công trong nghề Sales và bình luận nếu bạn cần Hồng Anh giải đáp thắc mắc nhé!
10 bình luận
bài viết quá hay và đúng với những gì em cần thời điểm này. Kế hoạch được viết ra sẽ khiến chúng ta nhớ hơn và quyết tâm đạt được nó. Em cảm ơn chị HA đã có những chia sẻ rất tuyệt
Cảm ơn em đã chia sẻ nhé. Chúc em có một kế hoạch hoàn hảo cho mọi mục tiêu của mình. Take Action right now.
bài viết hay quá, em cảm ơn chị Hồng Anh đã luôn có những chia sẻ kịp thời để giúp em vượt qua những giai đoạn khó khăn của đời sale ạ :))
Cảm ơn em đã chia sẻ nhé. Thực hành để có kết quả tốt hơn nhé. Always be closing.
Em cảm ơn tác giả đã mang đến câu chuyện gần gũi nhưng vô cùng thực tế và bổ ích. Quy tắc 80-20 em sẽ tìm hiểu thêm và áp dụng thật hiệu quả 💪
Cảm ơn Daisy nhé. Chị rất vui vì đã nhận được phản hồi này 🙂
Em cảm ơn bài viết chia sẻ của chị, đưa những gợi ý và lời khuyên thiết thực để em có thể tham khảo
Cảm ơn Ngọc Ánh đã chia sẻ nhé. Chúc em áp dụng kiến thức thật hiệu quả nhé.
Bài viết rất hay chị! Thực tế và áp dụng.
Cảm ơn em nhiều nha