Lên kế hoạch cho mọi việc
Nếu bạn không chủ động lên kế hoạch cho mọi thứ thì bạn sẽ luôn rơi vào thế bị động, thời gian và tâm trí của bạn cũng sẽ bị phân tán bởi những người hoặc những việc phát sinh. Bạn không thể nào thoải mái hay tập trung 100% vào những vấn đề khác ngoài công việc.
Ở vai trò Leader, Hồng Anh nghĩ rằng việc lập ra một bảng kế hoạch ngắn hạn (mỗi tháng hoặc mỗi quý) và kế hoạch dài hạn (1 năm) là việc làm rất cần thiết và mang lại hiệu quả cao.
Thứ nhất, chúng giúp bạn có định hướng rõ ràng về những mục tiêu quan trọng cần đạt được; thứ hai, chúng giúp bạn chuẩn bị được kế hoạch dự phòng cũng như thời gian dự phòng cho những tình huống bất ngờ xảy đến; thứ ba, bạn có thể liên tục kiểm tra và biết được mình (và team) đang ở đâu trong cả một chặng đường dài để tăng tốc khi cần thiết, nhằm đạt được mục tiêu doanh số.
Áp dụng nguyên tắc SMART vào thiết lập mục tiêu
Nguyên tắc SMART đại diện cho những yếu tố:
- S – Specific (Cụ thể, rõ ràng): Mục tiêu của bạn là gì? Đã cụ thể hay chưa?
- M – Measurable (Có thể đo lường): Làm thế nào để bạn xác định rằng mình đã được mục tiêu đề ra?
- A – Achievable (Có thể đạt được): Mục tiêu bạn đưa ra có khả thi không? Có quá cao hay quá thấp hay không?
- R – Relevant (Tính liên quan): Mục tiêu có liên quan đến những gì bạn vẫn đang làm hay không?
- T – Time-bound (Có kỳ hạn): Khi nào bạn sẽ đạt được các mục tiêu?
Là nhân viên, bạn có thể còn khá mơ hồ về việc thiết lập mục tiêu nhưng đã ở vai trò lãnh đạo, mọi thứ cần phải rõ ràng và mang tính chiến lược.
Mục tiêu bạn lập ra cho team cần phải chi tiết và khả thi, đừng chỉ dựa vào kỳ vọng của cá nhân bạn mà phải dựa trên năng lực thực sự của các thành viên và mức độ cạnh tranh của công ty bạn trên thị trường. Kết hợp với việc đưa ra hạn định cụ thể, không chỉ bạn mà các thành viên trong team cũng có thể tự điều chỉnh và nỗ lực hết sức để hoàn thành mục tiêu chung.
Ví dụ về một mục tiêu đáp ứng được nguyên tắc SMART:
- S – Specific: Tôi muốn tuyển dụng đủ nhân sự cho 30 vị trí Sales và chăm sóc khách hàng
- M – Measurable: 25 nhân viên Sales, 5 nhân viên chăm sóc khách hàng trong quý 4 năm 2021
- A – Achievable: 30 nhân sự mới đều nhận lời mời nhận việc và chính thức đi làm
- R – Relevant: Đáp ứng yêu cầu về số lượng nhân viên cho các dự án kinh doanh sắp tới của công ty
- T – Time-bound: Hạn chót để hoàn thành mục tiêu là 31/12/2021
Lập danh sách những việc ưu tiên phải làm (to-do list)
Nếu bạn đã đọc bài viết Hồng Anh từng chia sẻ về cách cân bằng công việc và cuộc sống, hẳn bạn vẫn nhớ Hồng Anh luôn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định đâu là những việc ưu tiên hàng đầu và đâu là những việc có thể làm sau.
Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn không thể dành quỹ thời gian như nhau cho những đầu việc khác nhau. Hãy lập danh sách công việc, phân loại chúng theo tính chất quan trọng và khẩn cấp, từ đó bạn sẽ biết nên ưu tiên cho những việc nào trước tiên.
Bạn có thể tham khảo ma trận Eisenhower (được sáng tạo bởi Tổng thống thứ 34 của Mỹ Dwight D. Eisenhower) để xác định đâu là nhiệm vụ quan trọng và đâu là nhiệm vụ khẩn cấp để đưa ra quyết định cho mỗi hành động. Theo mô hình này, tính cấp thiết của công việc được phân thành 4 cấp độ:
- Cấp độ 1: Quan trọng, khẩn cấp (nhiệm vụ phải làm ngay)
- Cấp độ 2: Quan trọng, không khẩn cấp (nhiệm vụ đã được lên kế hoạch nhưng chưa vội làm ngay)
- Cấp độ 3: Không quan trọng, khẩn cấp (nhiệm vụ có thể chuyển giao cho người khác)
- Cấp độ 4: Không quan trọng, không khẩn cấp (nhiệm vụ nên được loại bỏ)
Như vậy, chúng ta sẽ ưu tiên thực hiện các nhiệm vụ theo thứ tự từ cấp độ 1 đến cấp độ 3; riêng những nhiệm vụ thuộc cấp độ 4 nên được loại bỏ trong kế hoạch của bạn. Ngoài ra, bạn không nên tùy hứng, thực hiện xen kẽ mà hãy thực hiện đúng theo trình tự, hết nhiệm vụ này đến nhiệm vụ khác, nếu không có thể bạn sẽ tiêu tốn nhiều thời gian nhưng chưa chắc đem lại lợi ích.
Chẳng hạn: Hồng Anh sẽ đánh giá các đầu việc của mình như sau:
- Xem xét và góp ý các kế hoạch đầu ngày làm việc của các thành viên. => Quan trọng, không khẩn cấp
- Hỗ trợ hướng dẫn khách hàng các thủ tục ký kết hợp đồng và thanh toán gấp để kịp thời gian dự án được thực hiện => Quan trọng, khẩn cấp
- Tổ chức các buổi đào tạo kỹ năng bán hàng và kỹ năng mềm cho team => Quan trọng, không khẩn cấp
- Làm các công việc admin => Không quan trọng, không khẩn cấp
Theo đó, Hồng Anh sẽ lần lượt thực hiện các đầu việc theo trình tự: 2->1->3. Việc thứ 4 Hồng Anh sẽ xóa khỏi danh sách những việc cần làm.
Tùy thuộc vào mục tiêu cá nhân và đánh giá của mỗi người mà những việc ưu tiên có thể sẽ khác nhau, điều đó không quan trọng, miễn là bạn tìm ra được cách làm việc hiệu quả nhất cho mình.
Phân bổ công việc hợp lý và quy luật nếu-thì
Quản lý thời gian thông minh không đồng nghĩa với lựa chọn ôm đồm mọi việc rồi chia nhỏ để hoàn thành. Khi là Leader, bạn nên học cách khai thác quỹ thời gian của các thành viên để trao cho họ cơ hội được học hỏi, tiến bộ.
Đối với những đầu việc mà bạn nhận thấy nhân viên của mình có đủ năng lực đảm nhận, hãy cho họ cơ hội thử sức.
Ngoài ra, bạn có thể phổ biến quy luật nếu-thì đến các thành viên để quỹ thời gian của bạn được vận hành hiệu quả nhất và các thành viên cũng chủ động trong công việc, thậm chí kể cả trong trường hợp bạn bận họp hoặc nghỉ phép.
Chẳng hạn: “Nếu các em có thắc mắc nào về quy trình bán hàng thì hãy đặt câu hỏi cho Mentor (người hướng dẫn) trước nhé. Trong trường hợp Mentor cần hỗ trợ, chị sẽ giải đáp thêm”
Rút ngắn thời gian cho những công việc lặp lại
Hãy học cách tối ưu hóa hiệu suất và thời gian cho những công việc bạn thường xuyên phải làm, chẳng hạn: viết email, họp với team…
Bạn có thể lưu trữ các mẫu email phổ biến như: email hẹn gặp khách hàng, email chăm sóc khách hàng, email thông báo họp 1:1 để đánh giá từng thành viên… vào một thư mục cố định, khi cần thì chỉ việc sao chép và chỉnh sửa đôi chút rồi gửi đi. Đừng tốn thời gian ngồi gõ lại nội dung cho từng email, hãy tận dụng chúng cho những đầu việc khác.
Những buổi họp với team cũng vậy. Ngoại trừ một số buổi họp khiến bạn cảm thấy được truyền hứng và chia sẻ nhiều hơn dự kiến thì ở những buổi họp thông thường, bạn nên có thời gian hạn định rõ ràng và cố gắng kết thúc sớm hơn. Để làm được điều này, chỉ có sự tập luyện, sự thấu hiểu các thành viên và thời gian là chìa khóa giúp bạn thành công.
Xây dựng team với định hướng kỷ luật về thời gian
Bạn hãy thử nghĩ xem, nếu mỗi nhân viên của bạn đều ý thức và chủ động thực hiện công việc trước thời gian bạn đề ra thì bạn đâu cần phải dành thêm buổi tối hay cuối tuần để xử lý những gì họ còn đang dang dở.
Muốn chứng kiến viễn cảnh như thế, bạn bắt buộc phải xây dựng một đội ngũ nhân viên với định hướng kỷ luật về thời gian ngày từ bây giờ. Bạn phải làm công tác tư tưởng để họ hiểu rằng làm việc có kế hoạch, trong thời gian hạn định không chỉ giúp họ đạt được doanh số cao hơn, kiếm được mức thu nhập tốt hơn mà còn đóng góp vào thành công chung của cả team, của cả công ty và giúp cho tất cả mọi người hiện thực hóa mong muốn có được một cuộc sống cân bằng. Tất nhiên, bạn phải là người làm gương để họ tin tưởng và noi theo.
Dù việc này tương đối khó khăn và tốn nhiều thời gian, công sức nhưng một khi team bạn đi vào nề nếp thì bạn sẽ thấy những gì mình bỏ ra là hoàn toàn xứng đáng.
Đặt ra giới hạn cho bản thân
Hồng Anh hiểu rằng ở vị trí Leader, không phải ai khác mà chính bạn là người luôn đặt kỳ vọng cao cho chính bản thân. Hồng Anh không nghĩ rằng bạn nên thay đổi, nhưng bên cạnh kỳ vọng, Hồng Anh mong bạn cũng hãy đặt ra giới hạn cho chính mình.
Chẳng hạn:
- Không được ở lại công ty sau 7h tối
- Chỉ phản hồi câu hỏi của khách hàng trong khoảng thời gian 8h sáng đến 7h tối
- ……
Thiết lập giới hạn là cách giúp bạn ngăn công việc gây ảnh hưởng tiêu cực đến cuộc sống cá nhân và gia đình. Đừng chỉ chú tâm đến mỗi công việc, hãy dành thời gian để bên cạnh những người bạn yêu thương.
Nghỉ ngơi
Ai cũng cần có những trạm nghỉ để sạc thêm năng lượng, tái tạo cảm xúc và sáng tạo hơn trong công việc. Là người thuyền trưởng, dẫn dắt con thuyền mang tên Sales chinh phục những mục tiêu lớn lao, bạn càng cần sự tỉnh táo và tích cực hơn bao giờ hết. Và nghỉ ngơi là cách tốt nhất trong những lúc bạn thấy vô cùng mệt mỏi, áp lực.
Đừng quá tham công tiếc việc, hãy dành hẳn một ngày cuối tuần để nghỉ ngơi, du lịch, làm những thứ bạn thích, gặp những người khiến bạn cảm thấy vui vẻ… Khi bạn được sống đúng là chính mình, lạc quan, yêu đời thì tự nhiên bạn sẽ thấy mọi vấn đề đều trở nên đơn giản và nhẹ nhàng hơn.
Thông qua bài viết này, Hồng Anh hi vọng bạn hiểu rằng mỗi người đều có 24h mỗi ngày nhưng so với việc lấp đầy một ngày bằng công việc thì bạn nên học cách quản lý và phân bổ thời gian để đa dạng các trải nghiệm và khiến cho cuộc sống của mình trở nên đáng nhớ. Công việc Leader là cả một chặng đường dài. Đừng tạo áp lực cho bản thân và hãy tận hưởng mỗi một phút giây bạn có.
Và đừng quên để lại bình luận nếu bạn thấy bài viết này hữu ích nhé.
Hãy theo dõi Tiger Sales để đón đọc những bài viết mới và chất lượng nhất về nghề Sales!
