Mục đích buổi họp
Thú thực, từng là một nhân viên Sales, Hồng Anh cũng rất ngại tham gia các buổi họp bất ngờ và không có một mục đích rõ ràng. Đôi khi Hồng Anh sẽ chọn từ chối tham gia nếu buổi họp chỉ đơn giản là cập nhật thông tin. Vì vậy các Sales Leader nên có sự chuẩn bị thông tin rõ ràng cho buổi họp.
Để trả lời cho câu hỏi này, bạn cần xác định được những ý sau:
- Nội dung chính của buổi họp là gì?
- Ai sẽ là người tham gia buổi họp?
- Địa điểm tham gia?
- Thời gian bắt đầu và kết thúc?
Với các nội dung này, bạn nên chuẩn bị trước và chia sẻ để các thành viên nắm rõ. Qua đó, sau mỗi tuần, họ đều nắm được công việc và khi tham gia họp sẽ chuẩn bị thông tin kỹ càng hơn, giúp cho buổi họp đạt hiệu quả cao và có nhiều sự tương tác tích cực.
Họp đứng (Stand-up Meeting)
Bạn đã từng thử tổ chức buổi họp đứng của toàn team Sales? Hồng Anh thường xuyên tổ chức các buổi họp đứng để trao đổi các công việc nếu như đó là buổi họp dự kiến diễn ra trong thời gian ngắn (tầm 30 phút).
Việc tổ chức họp đứng theo một khung giờ nhất định hàng tuần, Hồng Anh thấy khá hiệu quả.
Thứ nhất ai cũng ở trong tư thế sẵn sàng chia sẻ và phát biểu đóng góp ý kiến.
Thứ hai, bạn có thể quan sát được ngôn ngữ cơ thể của nhân viên khi họ muốn diễn đạt ý tưởng và quan điểm. Điều đó cũng giúp bạn hiểu hơn về những điểm yếu, điểm mạnh của nhân viên để sau này bạn có thể giúp họ cải thiện.
Thứ ba, nếu bạn cảm thấy mỏi chân điều đó có nghĩa là nội dung buổi họp đã diễn ra quá lâu, bạn cần phải kiểm soát thời gian và kết thúc buổi họp càng sớm càng tốt.
Nếu bạn chưa từng thử, hãy thử xem hiệu quả khác biệt thế nào nhé?
Gia tăng sự tương tác giữa các thành viên
Một trong những điều quan trọng nhất giúp bạn có thể kết nối với các thành viên trong buổi họp là: hãy biến họ trở thành trung tâm. Mọi vấn đề đều liên quan đến họ.
Bạn hãy nhớ rằng, cuộc họp tổ chức là vì lợi ích của họ chứ không phải của bạn. Vì thế nên bạn cần chắc chắn rằng, sau mỗi buổi họp, họ rời đi đều mang lại một tinh thần phấn chấn và tích cực nhất. Đó mới là một buổi họp hiệu quả.
Ví dụ: Bạn cập nhật những kết quả hàng tuần của team, những điều làm được và chưa làm được của team. Hay những góp ý và đưa ra các giải pháp làm sao có thể giải quyết vấn đề của nhân viên, giúp họ xử lý được vấn đề của chính họ.
Tuy nhiên, nếu team bạn có nhiều thành viên thì bạn nên xử lý những vấn đề nổi bật nhất mà nhiều người cùng gặp phải. Điều đó sẽ giúp bạn thu hút được sự quan tâm chú ý của các nhân viên khác. Họ cũng sẽ rất hào hứng chia sẻ, góp ý và cùng đưa ra các giải pháp giải quyết tốt nhất.
Cuối cùng, bạn sẽ là người tóm tắt lại các giải pháp một cách ngắn gọn để giúp cho các thành viên trong team áp dụng được dễ dàng:
“Tuần này, cả team sẽ quyết tâm đạt con số X về khách hàng mới. Như vậy để thực hiện được điều này, mỗi bạn Sales sẽ có các hành động sau:
- Khai thác thêm danh sách khách hàng mới lên Y.
- Gia tăng Z cuộc call chất lượng.
- Tìm X thông tin của Decision Maker (người có quyền quyết định)…”
Dành thời gian lắng nghe chia sẻ của Sales
Hãy dành thời gian để lắng nghe những mong muốn của nhân viên Sales. Để làm điều này, hãy đặt câu hỏi: “Có bạn nào muốn chia sẻ một trường hợp khách hàng mà mình đang gặp phải?” hoặc “Trong tuần qua, team chúng ta có bạn A đã chốt thành công đơn hàng B. Chị mời bạn A chia sẻ về bài học kinh nghiệm mà em đã rút ra từ đó là gì?”
Bạn hãy dành một vài phút thời gian của buổi họp để nhân viên Sales chia sẻ những kết quả thành công từ một vài case study (trường hợp điển hình) từ khách hàng hay kết quả nhỏ trong công việc của họ. Theo đó, những thành viên còn lại cũng sẽ học hỏi được nhiều kinh nghiệm và cùng áp dụng một cách hiệu quả trong công việc. Biết đâu đó, nó cũng chính là vấn đề của nhân viên khác mà họ chưa giải quyết được.
Như vậy bạn đã xây dựng thêm được văn hoá chia sẻ trong công ty. Cả team Sales sẽ cùng giúp nhau trở nên tiến bộ hơn trong công việc. Vậy thì bạn còn lo lắng gì khi team Sales của bạn ngày càng trở nên vững mạnh.
Thông báo những thông tin mới của công ty (nếu có)
Việc Leader chia sẻ và cập nhật các thông tin mới, nhanh nhất về các kế hoạch kinh doanh của công ty cho nhân viên là điều cần thiết để nhân viên thấy họ là một phần quan trọng của tổ chức. Qua đó họ cũng nhanh chóng lên kế hoạch làm việc với khách hàng của mình để hỗ trợ khách hàng tốt nhất.
Ví dụ: Thời gian sẽ đưa ra sản phẩm mới khi nào, chương trình khuyến mại sẽ kết thúc khi nào?…
Ghi nhận và khen thưởng nhân viên
Các nhân viên Sales sẽ có động lực làm việc nhiều hơn và họ chốt được nhiều hợp đồng hơn nếu các Leader dành thời gian quan tâm, ghi nhận và khen thưởng họ. Đôi khi không nhất thiết là một phần thưởng bằng hiện vật mà là những lời cảm ơn chân thành, sự ghi nhận những nỗ lực phấn đấu của thành viên trước toàn team cũng khiến cho họ cảm thấy tự hào và tự nhủ bản thân cần nỗ lực cố gắng hơn nữa.
Hoặc nếu như team bạn có những kế hoạch thi đua, khen thưởng cũng là cách rất hiệu quả để bạn kết nối các thành viên. Là Sales mà, ai cũng rất hào hứng với các cuộc đua. Khi tinh thần phấn khởi được lan truyền, chắc chắn năng suất làm việc của team bạn sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
Tổng kết, lên mục tiêu và chiến lược cho tuần kế tiếp
Rõ ràng trong buổi họp team có rất nhiều vấn đề cần bàn luận và trao đổi; đôi khi còn có những vấn đề chưa giải quyết được, còn tồn đọng. Vì vậy, bạn hãy tóm tắt và tổng kết những nội dung chính đã thống nhất và trao đổi trong buổi họp và cố gắng chủ động giải quyết các vấn đề tồn đọng trong tuần kế tiếp càng sớm càng tốt.
Như vậy, một lần nữa giúp cho các thành viên có mặt có thể nắm được tinh thần và phương hướng hành động chung của team. Đồng thời nội dung này cần được ghi lại để các thành viên vắng mặt có thể nắm được và thực hiện theo đúng đắn.
Một số lưu ý trong buổi họp
Với vai trò là người dẫn dắt buổi họp, bạn nên là người đưa ra một số các quy định hay nguyên tắc khi tham gia buổi họp để hiệu quả hơn như:
- Các thành viên nên tham gia vào buổi họp sớm hơn 5 phút để chuẩn bị ổn định vị trí và bắt đầu buổi họp đúng giờ. Như vậy buổi họp mới có thể kết thúc đúng giờ.
- Không sử dụng điện thoại trong suốt quá trình họp. Các thành viên Sales nên sắp xếp các công việc trước khi buổi họp diễn ra để đảm bảo toàn tâm toàn ý vào nội dung họp.
- Ghi chép ngắn gọn những nội dung trao đổi và các bài học bán hàng được rút ra trong suốt buổi họp.
- Không nói chuyện riêng và khi đưa ra ý kiến thì trên tinh thần xây dựng. Nên chủ động đưa ra các giải pháp hành động mới thay vì chỉ đưa ra những ý kiến phàn nàn không giải quyết vấn đề.
- Trừ một số trường hợp ngoại lệ thì đừng để thời gian họp diễn ra quá 45 phút. Hãy kiểm soát thời gian họp tốt nhất có thể nhé.
Bạn thấy đấy, để tổ chức một buổi họp có tính kết nối và hiệu quả của tất cả các thành viên trong team dù là bạn đang làm offline hay online là điều không quá khó. Quan trọng là ở người điều hành buổi họp và các thành viên tham gia với tinh thần tích cực xây dựng. Như vậy, việc họp sẽ không còn là trở ngại cho Leader.
Hồng Anh luôn tin rằng, các buổi họp hàng tuần của team Sales không phải là thời gian để bạn điểm danh các thành viên trong team, mà đó chính là khoảng thời gian cả team bạn có cơ hội cùng nhau trao đổi kiến thức, học hỏi lẫn nhau, cùng giúp nhau tiến bộ và đạt mục tiêu tốt hơn. Khi các thành viên đều có kết quả, họ sẽ lan toả một tinh thần làm việc hăng say, năng suất cao và không một thành viên nào e ngại hay lo sợ các cuộc họp nữa.
Chúc các bạn sẽ có những thành viên tìm đến và nói rằng: “Chị ơi, sắp đến giờ họp rồi, team mình đi họp thôi. Họp xong là em ký thêm được nhiều đơn hàng”. Và như vậy là bạn biết bạn đã tổ chức hiệu quả như nào rồi đó? Chúc bạn thành công nhé.
Và đừng quên theo dõi Tiger Sales để đón đọc thêm nhiều bài viết chất về nghề Sales!
